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高校后勤审计重点及方法研究


 高校后勤是指为高校教学、科研、师生提供各种保障、供给及相关支持的服务性工作。主要包括:学校物资供给、资金融通、基本建设、校办企业、校内绿化、校内食宿等。近年来随着高等教育规模的快速扩张,在高校经费来源及使用的社会资金逐渐增多的背景下,权力集中、资金流量较大的基建、采购等领域成了高校后勤内部控制的“重灾区”。加强高校后勤的审计是确保学校资金有效使用,促进高校廉政建设的关键环节。

 

 一、 高校后勤工作的特点

 

 (一)  经营目标具有多样性

 

 高校后勤集团一般按照企业模式运作,追求经济效益是其首要的目标。高校后勤集团为了生存和发展不得不考虑经济效益,但是作为高校的附属机构,其服务对象的特殊性又决定了高校后勤集团在考虑经济效益的同时必须考虑其社会效益。如何在追求经济效益的同时兼顾社会效益是高校后勤集团面临的一个难题。在实际的工作中,有些服务项目明知是亏本,但为了保证正常教学、工作、生活的顺利开展,为全校师生提供良好的服务,即使是亏本的项目也要进行。高校后勤经营目标的多样性决定了高校后勤审计评价指标要在经济效益和社会效益之间找到平衡点。

 

 (二)  业务涉及行业面广

 

 一般情况下,高校后勤工作涉及高校教职员工教学、科研、生活的方方面面,后勤工作所涵盖的行业也很多,如餐饮服务、维修服务、水电服务、工程建筑、校园绿化等。不同的行业有其自身的特点和具体的管理要求。后勤集团对于不同的行业部门没有建立统一的服务标准,这一方面增加了高校后勤审计的复杂性;另一方面也增加了审计的风险性。

 
   (三)后勤财务具有特殊性

 

 1999年全国高校开始后勤改革,要求后勤集团逐渐从学校剥离出来,在实际工作中很多高校后勤集团并没有作为独立的企业法人,完全按照企业模式进行运作。这种不明确的产权关系,导致了高校后勤财务管理模式既具备了企业财务的性质,又具备了行政事业单位财务的性质。但是,企业财务和事业单位财务的会计核算系统是两个完全不同的系统,核算基础完全不同:企业财务采用的是权责发生制,而事业单位财务采用的是收付实现制。核算基础不确定,后勤财务工作就无法进行,而后勤财务管理的这一特殊性就增加了高校后勤审计的难度。就高校后勤审计而言,如果没有合适的财务核算体系和财务制度作基础,审计工作将无据可依,后勤审计也就无法进行。

 

 二、高校后勤审计存在的问题

 

 (一)  审计意识淡薄

 

 一些高校后勤主管人员对内部审计的作用和内部审计的重要性缺乏必要的认识 ,不少人对审计的认识仅限于查账,而对于审计的规避风险、优化管理、促进发展等作用视而不见。很多后勤集团没有设置内部审计部门,内部审计工作也就无从说起有的后勤集团虽然设置了内部审计部门,但内部审计部门是作为集团的一个附属机构存在,并且在集团领导下进行工作,这就不可避免的会使内部审计工作受领导意识的左右,缺乏相应的独立性,无法真正发挥审计的作用。

 

 (二)  审计观念落后

 

 目前,后勤审计的重点在于审计后勤财务账务处理是否合法、是否在账务处理上存在问题等等这些常规性的审计。主要审查有关的财经法规和会计制度的遵守与执行情况,审查财务数据的准确性和差异性,审计职能偏重于监督和事后审计。从加强管理、提高效益、防范风险等角度出发的内控审计管理审计少;绩效审计、工程审计等更少涉及。审计内容单一,范围狭窄。

 
   (三)审计方法单一

 

 很多学校审计部门在对后勤工作进行审计时主要还是倾向于审查会计资料的真实性和经济活动的有效性,采用的仍然是传统的常规性查账方法单纯的以账论账,只注重账务处理的正确与否,而忽视了对学校教育经费整体运作的定性分析、未来效益额预测、偿债能力评估以及经济责任界定等,造成审计的深度不够、内容单一、层次偏低等问题,进而导致审计风险较大,审计质量得不到保证。

 

 (四)  忽视审计评价

 

 不少高校在对后勤进行审计时,很多时候是按照校领导的要求对后勤部门进行临时性或者是突击性审计,因此就存在着审计前调查不够全面,以及审计方案不完善等情况。认为只是临时性的审计,在采集相关的审计证据时不认真,没有准确记录采集审计证据时的谈话或者纸质记录,不完全按照审计准则进行审计 日记的记录。在撰写审计报告时避重就轻,以领导的主观意愿为指导撰写审计报告,不注重审计评价等等。审计评价对于指导后勤工作具有重要的作用和意义,审计结果能够为领导决策提供指导,避免后勤工作经营的风险性。忽视审计评价的作用将不利于审计工作的正常开展。

 

 三、提升高校后勤审计工作的策略

 

 目前,绝大多数高校后勤集团是学校的一个二级单位,又不完全依附于学校的服务保障部门,逐步  向独立核算、自主经营、自负盈亏的经济实体转变。对其进行审计应从选择重点与完善方法两个方面选择策略。

 

  ()  高校后勤审计的重点

 

  1.内控制度建设审计。对于高校后勤部门而言,完善的内部控制制度建设能够保证会计信息的真实性和准确性,预防财务风险,促进后勤部门工作的有效运行。高校后勤业务涉及面广,高校后勤的财务管理、办公楼管理、车辆管理、办公用品管理、公务接待管理、临时用工管理等诸多方面,都应该纳入内部控制范围。对内控制度的审计不能仅仅局限于制度种类的齐全,而应重点关注每项制度内容的科学性、完整性和可操作性,避免制度制定和制度执行的分离。

 

 2.实物管理审计。目前,大部分高校的后勤集团按照后勤改革的要求独立于学校的行政管理系统,但在实际工作中后勤的独立性只是相对的,资产的归属问题一直备受争议:哪些资产归属于学校所有,哪些资产归属于后勤集团所有,尚无明确的标准。为了保证国有资产的完整性,后勤管理者对资产管理提出了统一的要求:“为防止国有资产流失,对后勤集团占有的属于学校的国有资产进行清查核实和产权登记,明晰产权关系,确保国有资产保值增值。”在实际工作中,高校后勤集团大多是使用学校的固定资产,自身拥有的实物资产不是很多。很多资产虽然后勤部门具有使用权,但是不具有所有权。因此,我们在对后勤进行审计时就需要明晰产权关系,把实物核查作为对后勤审计的重点。

 

 3.后勤工程审计高校后勤工作涉及高校教职员工教学、科研、工作的方方面面,后勤工作涵盖的行业很多,在对后勤工作进行审计时尤其要注重对后勤参与工程的审计。工程项目一般涉及金额较大,工期较长,容易出现不按照合同进行招投标、收受回扣等方面的问题。因此,在对后勤参与的工程进行审计时,要有目的、有计划、有重点地开展审计工作。不仅要核对相关的原始票据、原始凭证 ,审计有关账务处理是否合法、合规,而且还要对工程项目进行必要的成本分析,分析工程的各项费用,从而达  到避免审计风险、提高审计效果的目的。 

 

 4.人工费用审计。由于后勤部门众多,所以不可避免地有雇佣临时工的情况存在。在进行人工费用审计时,要重点审计临时用工的性质和形式,避免后勤某些部门通过虚列临时工人数套取学校资金。这种情况很可能在后勤集团的各中心及部门中是普遍存在的现象。因此对人工费用的审计在后勤审计工作中是一个必不可少的重要环节。

 

 ()   完善高校后勤审计的方法

 

 1.加强后勤内部控制建设高校后勤集团应该按照财政部颁布的《内部会计控制规范》的要求,根据集团业务的实际情况,建立健全和完善后勤集团的内部控制制度建设,规范后勤内部的各种经济行为,从而达到监督和管理的目的。内部会计控制制度按对象划分主要包括:货币资金控制制度、实物资产控制制度、对外投资控制制度、工程项目控制制度、采购与付款控制制度、销售与收款控制制度、成本费用控制制度、筹资控制制度等。高校后勤集团财务管理的主要目标是:如何用最小的成本耗费达到最优的服务质量,在为学校的教学、科研和师生员工的生活福利提供优质服务的同时,使各种资源的耗费尽量达到最小。加强后勤的内部控制制度建设,一方面能够完善后勤的组织机构建设,优化后勤内部各部门的组织机构;另一方面还能够对后勤各部门的权责进行明确,避免出现问题相互扯皮、互相推诿的情况。

 

 2.构建审计评价体系科学、合理的审计评价体系不仅可以防范审计风险,而且可以为审计人员提供审计依据。如果没有统一的审计评价标准和科学合理的审计评价体系,审计人员在审计过程中必然会有一定的主观性和随意性,因为审计人员在进行审计时除了依靠相关的政策法规之外,还需要根据自己以往的审计经验,运用自己的职业判断进行审计评价,得出审计结论。高校后勤审计要客观地对高校后勤的经营活动、收入支出、资产保值增值等各个方面进行综合分析评价,为师生创造最好的学习、工作和生活条件,就必须构建起科学、合理的审计评价体系。构建审计评价体系时,应该注重评价后勤各个部门的服务质量和后勤各项经费的使用情况。与此同时,也不能忽视后勤社会效益的评价,后勤的各项服务是否能够满足学校教学、科研、生活的要求,是否能够起到资产保值、增值的作用。对具有服务性质的部门和具有盈利性质的部门采用不同的审计评价标准,侧重不同的审计重点,这样才能达到相应的审计目的。对不同的业务内容不能一概而论,要区别对待。

 

 3.推行审计结果公告制度推行审计结果公告制度有助于监督和检查审计结果的执行情况,是督促审计结果执行的重要途径。在实际工作中,高校的很多审计结果仅仅是向被审计部门、相关学校领导、有关处室进行报告和公布,学校的教职员工并不清楚审计工作,对审计报告的理解也是一知半解 ,审计建议能否得到落实,缺少公众和舆论的监督,不利于后勤审计工作的开展。审计公告把审计监督与舆论监督充分结合起来,运用舆论的力量督促被审计单位加强管理,合理地使用公共资源,有利于推动审计决定的执行,也有利于促进对违法、违纪问题的查处整改。实行审计结果公告制度是审计部门和被审计单位接受监督和检查的一种有效方式。只有严谨准确的审计结果才能够经受住公众的检查和监督,进而有利于提升审计质量,促进后勤工作的不断发展。推行审计结果公告制度对于后勤审计而言是必要的。

 

 4.提高审计人员素质。后勤审计相对于其它审计具有其特殊性,后勤涉及业务面广、行业多,需要审计人员具备广泛的知识面,对有关行业规则和行业制度有一定的认识和了解。在现阶段,一方面要加强对审计人员的培训,优化审计人员的知识结构,增加审计人员的知识储备,完善审计人员的知识体系,鼓励并支持审计人员取得相关的职业技能证书,并通过开展相关审计人员的内部交流和培训,提高审计人员的职业判断能力和分析能力,通过不同审计人员的经验共享,提升审计质量,提高审计效率。另一方面还可以通过引进专业人才,改变现有的审计人员结构单一的现状,建设一支适应形势发展需要的高素质的审计队伍。(邵亚勇,来志强)

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