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论审计延迟

 
信息不对称,指交易中的各人拥有的信息不同。所谓审计信息不对称,即审计各有关当事人对信息资源的享有不对等,某一方总比另一方占有更多。从审计一方的角度来看,自己所掌握的被审计一方的信息总是稀缺的,需要从被审计一方或其他地方获取,从而将不对称转化为对称,这需要一个过程。主要表现为审计人员对需要掌握的重要信息从设计方案至最终成型需要一个过程,这个过程既是审计人员学习并构建知识体系的过程,又是抽丝剥茧、对比分析、去粗取精、去伪存真的过程,在此之前还要吃透审计工作方案和实施方案等具体要求,有方向地进行归纳总结、提出建议。如此复杂的过程,必然受到来自各方不确定因素的影响,从而造成审计延迟。审计延迟,是因为各种因素主要是审计一方原因导致的审计过程中的无价值的等待、空转以及返工等。下面仅以审计信息为例,介绍审计延迟在信息形成过程中的特征、原因及应对措施。
 
一、审计延迟的具体表现及特征
 

了解何为审计延迟,首先要认识审计延迟的具体表现:一是节点迟滞,二是低级修正。
 
      节点迟滞,即在某些节点,由于审计一方的具体原因无法获取有价值信息,由此造成等待,空耗时间。比如在审计过程中遇到困难后不是寻求好的方法解决,而是重复老路,碰壁后或无计可施、坐等空待,或思路打不开、措施不到位,没有突破性进展,使某个环节难以跨越,工作无法获得实质性进展。节点迟滞要与非人为、必须的等待期区分开来。在审计过程中,信息的传输如电子邮件要依靠电信号的传递,言语沟通受到语速限制,现场查看要依靠速度一定的车、船、飞机等,都不可能瞬时即达,更何况许多情况下审计一方要等待被审计一方如自己所愿积极配合,不得不坐待被审计一方的配合结果。所以,我们把因沟通时间、交通条件、电信号传递、必要的休息等固有的限定性因素造成的延迟不纳入节点迟滞的范畴。


  低级修正,即审计一方或被审计一方(主要表现在审计一方,或因审计一方影响了被审计一方),因为具体细节问题,反复修正,而且这种反复修正是可避免的、低效率的。比如在审计中经常可以遇到的,因为某个小数点、某个字、某个印章,反反复复要求被审计一方修正,修正后又因为审计一方各种原因而再次修改,多个轮次的沟通、修正,电话联系、电脑操作、打印、审核,甚至再盖章、再签字等工作。低级修正是一种负能量,它加大了双方的工作量和压力,给人以工作繁忙、加班加点的表象,结果却事倍功半。


  出现低级修正的原因,是现实情况下审计实践往往带有一定的试错色彩。即在结果呈现之后发现不足,回过头来重复(或大部分重复)原有工作,要根据前一步结果呈现的问题去修正,修正后的结果如果又一次被发现存在问题,又要重复这个过程。只有在结果呈现后才发现问题,必然加重形成结果这一过程对时间、精力的占用和耐心的影响。这种情况不能得到解决,就会把工作拖入反反复复的疲沓境地。

节点迟滞和低级修正,一则无存在感,没有结果,则劳而无功,结果意义不大。审计延迟有3个特点:一是非必要性,审计延迟不是完成信息的必要条件,而是由审计一方造成的进度缓慢和停滞,是要竭力避免的情况;二是非计划性,它不同于有目的、有计划的人为设计的,以促成某种结果实现为目的的等待(或准备),如某些工作环节限定的等待期等;三是原因复杂性,审计延迟作为一种结果,其原因各种各样,比如仅取证一个环节,其中起草、修改、催要、收发、签章、附注、格式调整等环节任何一个地方出现问题,都可能导致进程受阻形成审计延迟。


        二、产生审计延迟的具体原因


  低级修正和节点迟滞,在审计过程中经常发生,原因是多方面的:

一是从信息由计划至成型的不同阶段上来说,包括计划错误、执行错误、归纳错误。信息从开始调研以确定选题,至最终成型并报送,大致经过计划、执行、归纳三个阶段。计划阶段,即调研并提出具体工作目标和信息的基本框架,形成计划、方案;执行阶段,即按照计划要求调查并获取有价值的资料;归纳阶段,即根据执行阶段获得的资料分析提炼,完成审计文书的起草并发出。计划错误即计划阶段出现的错误,属于在顶层设计上出现的问题,比如调研不深入,揭示问题不够,计划与实践脱节,制定的计划、方案等给后续工作带来一定隐患;执行错误发生在执行阶段,在计划、方案落实过程中,由于各种原因导致未按计划、方案执行,或者执行了但因种种原因影响效果等等;归纳错误,即在归纳过程中,对信息分析不精、不透、不全,导致判断失误、定性不准、建议不实等。无论计划错误、执行错误,还是归纳错误都会因为质量问题无法过关而返工,造成审计延迟。


  二是从造成审计延迟的主客观原因上来说,分为主观因素和客观因素。主观因素包括采信不够、偏听偏信、关系不良等。采信不够,即获取信息量不够、范围不广、储备不足,难以得出全面信息,或证据关门过早,无法从有限资料抓住深层原因,经不起推敲,造成后续工作中不断补充、修正,难以脱离资料增肥阶段,不能登堂入室;偏听偏信,即只取一方信息和意见,先定性再取证,有选择性的调取资料,使审计提出的观点无法真正做实、做透,导致审计延迟;关系不良,即与被审计一方关系处理不好,对方抵触,或者沟通不够,无法调动其积极性、主动性,这些都会影响获取信息的质和量,以及及时性,受损害的还是审计一方。


  客观因素包括环境敌对、领域隔阂、信息贫瘠等。环境敌对至少包括以下方面,一是审计关注内容复杂程度较高(具体包括涉及多方、关系交叠、历史久远等),审计一方或被审计一方需要投入较大成本(这是环境敌对最核心的部分);二是被审计单位出于各种考虑,如害怕被审计出问题、认为审计耽误自己工作、自认为审也审不出问题等等,配合效果不好;三是审计人员的工作、生活环境较差,如生活不适、交通拥堵、信息化条件差等,影响审计工作开展。领域隔阂,即审计一方对所从事的审计领域、专业不熟悉,重要信息敏感度、虚假信息辨识度、信息提炼升华能力不高,要边学边审、未学先审,被审计一方既是审计对象又是学习对象,一方面导致进展缓慢,另一方面增加了审计风险,影响了审计形象,从多个方面造成审计延迟。信息贫瘠,即有价值信息的载体不是以易于取得、分析的形态存在,而是散乱的、隐晦的、无规律的,给审计带来诸多困难。如已建成的桥梁、隧道钢筋混凝土质量,其信息获得需要实地测量和技术手段,关键信息的获得难度相对较大,而以电子数据形态储存的信息(如银行存贷信息),获得并进行分析、归纳的速度就会相对较快。


  三是从在促成信息工作完成耗费的成本上来说,包括成本不足造成的错误、成本过分造成的错误。成本不足,即应为不为,比如审计投入时间、精力等不足,责任落实不够,工作没有做到位,使审计出现延迟,审计工作常常需要等,而成本不足造成的审计延迟非常普遍;成本过分则反之,即不应为而为之,比如阵中换将,造成工作不熟、接续困难;有罪推定目标选择错误,难以达成而贻误战机,造成审计延迟等等。


  造成审计延迟的原因非常复杂,对待审计延迟应秉持两种态度:一是审计延迟是常态。否定之否定,是我们认识事物的必然规律。反复修改也是审计过程中经常出现的。唯有精益求精的精神和过程,才能巩固成果;二是无谓反复要戒除。信息形成讲求时效性,经不起长期的、反复的、无意义的修正,要采取措施,使审计获得信息尽可能精准、高效、有意义。

三、减少审计延迟的具体措施


  一是充分调研,优化顶层。这是在计划阶段避免错误,以避免出现后续工作中审计延迟的重要措施。只有充分调研,做好准备工作,吃透情况、抓住重点、把好方向,才能做出正确的顶层设计,从源头上为后续审计执行、归纳阶段奠定坚实基础。


  二是名实统一,有理有据。实,即审计之实;名,即法律等赋予的审计正当性、严肃性,以及由此延伸出的要求被审计一方配合的理由充分性,一般由审计工作证、审计通知书、介绍信、函件等体现出来。名实统一、有理有据,可以避免被审计一方消极应对给审计带来的不良影响。


  三是维护关系,营造和谐。首先要抓关键,与被审计一方领导充分沟通,争取其支持;其次,与具体经办人员加强联系,畅通信息传输渠道;最后,学会借力,充分调动第三方积极性,使其发挥业务顾问、信息旁证等审计助手作用。


  四是加强学习,提炼信息。要熟读审计工作方案和实施方案等,明确任务和目标;要了解从被审计一方取得的各种资料,掌握全面情况;要尽可能熟悉背景信息,防止以偏概全被别人牵着鼻子走;要通过审计夯实知识基础,持之以恒的以审促学。


  五是整合环节,避免重复。要总结经验,哪些环节可以留待最后去做,比如盖章,哪些环节属于控制性工程,要首先突破和做实,比如尽早形成基本的观点和判断,在定好全局性问题基础上细节问题可以有计划的累积并在短期完成,使审计过程有快进有慢进,张弛有道。


  六是持续积淀,一以贯之。兵家忌讳临阵换将,造成将不识兵。在审计上,变换审计人员容易造成刚刚掌握的具体情况的突然断裂,使新人难以接续,贻误时机。要谨慎用人,尤其是在审计关注内容复杂程度较高、信息交接困难情况下,尽量稳住主抓手


  七是全面采信,互为印证。在环境敌对的情况下,审计所面对的是纷繁复杂的信息,一时难以拨云见日。要尽量获取各方信息,相互验证信息准确性,理清原因、结果和现象,搞清楚来龙去脉,防止因为采信不全造成否定性、颠覆性问题突然出现而打破原有判断和审计进程。


  八是谋定后动,言在行前。思考在前,行动在后,即先理清思路,定好重点和方向,选准突破口,再付诸实践;言语在前,行动在后,即先沟通、再落实,使行动不脱离事先的约定、要求和方向,防止盲行盲动,失之毫厘导致行动成果谬以千里。(蔡孝敬)

 
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