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审计档案整理的“五项原则”


 审计档案是一个审计项目最终成果的体现,是审计经验、业绩、责任等的一个积累和汇总,是审计过程中形成的各种文字、图表、照片的浓缩。一个优秀的审计档案对后来的审计项目有较高的参考价值,那么,一个优秀的审计档案是应该如何整理呢?从笔者看,应该按照以下的五项原则来进行。

  一、规范性原则

  所谓规范性,就是要严格按照最新的审计档案范本进行整理。《审计文件材料立卷归档工作程序》中对审计档案材料的收集范围、方法有明确规定,归纳起来有如下几点:一是所有审计资料必须全面、完整,不得有任何的缺损;二是审计记录、审计底稿一事一记,不得混合;三是审计决定、审计意见、审计处罚决定、审计报告与审计底稿、审计
证据都要一一对应、按范本依次排列、不能串位;四是每一张、每一页、每一个签字、章印、编号都不能少,不能涂改、不能用圆珠笔、铅笔记录;五是档案的卷宗、目录、页码等格式字体都要规范。

  二、及时性原则

  所库存及时性,就是审计档案的谁审计,谁立卷,边收集整理,审结卷成的原则。审计人员对各种的账目审查及日常审计工作形成的文件材料要及时收集并整理,不至于造成材料散失或疏漏。审计组长平时要严把审计程序的合规性、审计
定性的准确性、证据要素的可靠性三关,及时对材料进行审核,对于存在程序不合规、工作底稿书写不清楚、数字模糊、字体潦草、证明材料鉴章不全等材料及时处理。

  三、实用性原则

  所谓实用性,就是在整理过程中充分考虑审计档案的运用价值。一是做好审计档案检索目录,以方便审计人员或纪检干部查找和运用;二是在整理审计档案过程中,充分利用素材进行审计科研,开发审计成果,发现工作规律,提高自己的业务水平;三是有意识地把档案作为教材一样整理,使得审计档案既符合档案标准,又能把审计
复杂的过程通俗易懂地表达出来。

  四、美观性原则

  所谓美观性,就是要牢固、整齐,防止出现丢页、错页、倒页、压字、订反等现象。一是检查每一份档案资料,察看是否留有充分的装订线。二是对纸张破损、幅面不规则或字迹模糊的档案材料进行加工处理,对幅面太小而不利装订的材料,在材料底部托上一层质量较好的纸张;对幅面过大的材料进行折叠或剪裁,在不损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容的情况下使其化为A4纸大小;对纸张破损或字迹模糊不清的材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。三是拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物,把不平整的纸张通过一定时间重压熨平。

  五、信息化原则

  所谓信息化,就是通过现场审计实施系统及图像扫描技术和等把实体档案转化为数字化信息,以更好地帮助审计人员查阅档案,提高审计档案利用效率,发挥审计档案更大的利用价值。这需要审计
人员在平时的工作中充分运用AO系统,尽可能把相关的资料放进AO中去,对一些纸质资料,可以通过扫描成图片后导入到AO中。

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