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《对外经济贸易大学集中采购实施细则(试行)》

  

第一章 总   

第一条  为规范学校集中采购活动,明确采购工作程序,根据国家相关法律法规及《对外经济贸易大学采购与招投标管理办法》,结合学校实际,制定本细则。

第二条  学校采购项目达到规定集中采购限额标准的,均适用本细则,其中达到国家规定规模和标准的,应当按照规定委托具有资质的招标代理机构,进行招标采购活动。 

第二章 集中采购的范围和采购方式 

第三条  学校集中采购的方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。

    第四条  采购项目额度达到以下限额的,都应进行集中采购,一般应采用公开招标方式采购。

()仪器设备类:凡单台(件、套)价格5万元及以上或批量价格在10万元人民币及以上的仪器设备购置项目。

()大宗物资及服务项目类:

    1.批量金额在10万元及以上的大宗物资,如材料、家具、图书资料、教材、饮食原料等采购项目;

    2.单项合同估算额在5万元及以上的勘察、设计、咨询、监理、物业管理等服务采购项目;

    3.金额在15万元及以上维护保养等服务采购项目;

    4.金额在5万元及以上的,学校批准的校内经营点经营权的外包经营服务。

()工程项目类:

1.基建工程;

2.金额在15万元及以上的修缮工程;

3.与大型新建项目相关的10万元及以上的主材、设备的采购及单项分包工程。

第五条  符合《对外经济贸易大学采购与招投标管理办法》中第十七条规定的集中采购项目,在履行审批手续后,可采取邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。

第六条  集中采购限额标准以下的采购项目,由归口管理部门组织或指导项目申请部门具体实施。

第三章 集中采购的程序 

第七条  采购项目申请。项目申请部门应在采购公告发出前40个工作日,通过学校电子采购平台提出项目申请,提交归口管理部门审批。申请材料包括:

() 仪器设备类采购项目

1.经主管部门和校领导批准的立项申请报告。

2.拟购置的仪器设备前期必要的技术、市场、服务的调研和专家论证意见等资料。

3.拟定的采购文件相关资料:

(1)投标人须知;

(2)对投标者的资质要求:包括生产、经销商品的种类和规模、注册资金、技术力量、售后服务能力等;

(3)技术条款:投标项目的数量、性质、仪器设备的名称、数量、配置、性能指标、选件以及服务的要求;

(4)验收标准;

(5)其他规定或说明:如评标的标准和方法、投标报价是否包括运保费及技术服务费,安装、调试、维修中双方配合条件及其他事项等。

4.预算依据。

5.需要补充的其他材料。

()大宗物资及服务类采购项目

1.经主管部门和校领导批准的立项申请报告。

2.财务处对项目经费来源的审批意见。

3.拟定的采购文件及相关资料:

(1)项目概况、招标范围、投标人资质条件、交货期或提供服务的时间、质量标准、技术要求或规范、投标报价等;

(2)验收标准;

(3)其他需要投标人提交的资料等;

(4)合同主要条款:付款方式、验收方式和标准,售后服务,违约条款等;

(5)投标文件格式。

3.预算依据。

4.需要补充的其他材料。

()工程类采购项目

1.经主管部门和校领导批准的立项申请报告。

2.财务处对项目经费来源的审批意见。

3.拟定的工程项目相关资料:

(1)工程概况、投标人资质条件、质量标准、技术要求或规范等;

(2)设计和施工工程图纸、格式附录等;

(3)工程的行业验收标准和评分表;

(4)法律法规对招标工程项目的技术、标准和投标人的资格条件有明确规定的,应当按照规定提出相应要求;

(5)工程的行业验收标准和评分表;

(6)其他需要投标人提交的资料等。

4.预算依据。

5.需要补充的其他材料。

第八条  需求确定。归口管理部门对采购项目进行技术指导,指导需求单位确定项目的技术指标和验收标准。

第九条  确定采购方式。采购方式的确定按本细则第四条和第五条执行。采取竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式的,项目单位应提交专家论证意见、三家以上相关高校做法及供应商情况,经归口管理部门审议后,由采购方式议定小组成员在电子采购平台里进行会签,提交采购主管校领导决定。

第十条  审定采购文件。采购与招投标管理中心负责采购文件的编写,由项目申请部门确认后,形成正式采购文件。

第十一条  发布采购信息。由采购与招投标管理中心根据项目情况,按照规定在学校的采购与招投标网站或其他媒体上发布采购公告或采购预告,其中采购公告时间一般不低于7天,采购预告时间一般应为3天。

第十二条  接受供应商报名。项目如需进行资格预审,采购与招投标管理中心按照采购公告要求接受供应商的报名,对合格的供应商进行登记,当合格的供应商超过10家时,应进行资格预审,资格预审条件应由采购与招投标管理中心、项目申请部门和归口管理单位共同确定。

第十三条  采购答疑。根据项目需要和招标文件的规定,采购与招投标管理中心进行答疑并编制书面答疑文件,发给所有采购文件的收受人,任何口头答复均无效。

第十四条  提交投标保证金。投标人应按照招标文件的规定,在投标文件提交截止时间之前到采购与招投标管理中心交纳投标保证金。

第十五条  公开招标、邀请招标的程序。

()开标。开标在监察处人员的监督下,由采购与招投标管理中心按照招标文件或投标邀请书规定的时间、地点组织进行。主要程序为:

1.宣布开标会开始并宣布相关纪律;

2.采购与招投标管理中心工作人员核验投标人的身份;

3.采购与招投标管理中心工作人员会同投标人或投标代理人,检验投标文件密封情况;

4.启封投标文件、唱标;

5.作好开标记录,由投标人或投标代理人签字确认。

() 评标(由评审专家组负责)

1.评审专家组由校内职能部门代表和有关专家组成,一般项目为5-7人、重大项目为7-9人单数,其中技术、经济专家不得少于成员总数的三分之二。

2.评审专家组成员由采购与招投标中心在学校组建的招标采购评审专家库中按规定的人数、专业比例随机选取确定。成员中包括项目申请部门代表1人,负责介绍项目情况并参加评审;教代会评标代表1人。

3.凡与投标人有利害关系的各类人员,不得参与相关项目的评审工作。 

4.评审专家一般应在开标前24小时内确定,并通知评审专家,通知时不得将评审项目预先告知专家。

5.评审专家组应按照招标文件或投标邀请书规定的评审标准和方法,以技术性能指标、质量、价格、服务、信誉等为依据,对投标文件进行客观、公正地评审和比较,确定中标候选人。

6.评标方法:分为最低评标价法、综合评分法和性价比法。

(1) 最低评标价法是以价格为主要因素确定中标候选人的评标方法,即在全部满足招标文件实质性要求

前提下,依据统一的价格要素评定最低报价,以最低报价的投标人作为中标候选人的评标方法。

按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列。评标委员会认为,排在前面的中标候选供应商的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本,有可能影响商品质量和不能诚信履约的,应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明,并提交相关证明材料;否则,评标委员会可以取消该投标人的中标候选资格,按顺序由排在后面的中标候选供应商递补,以此类推。

(2) 综合评分法是在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后,以得分最高的投标人作为中标候选人的评标方法。综合因素包括:技术性能和质量、供应商资质、业绩、价格、施工组织设计或者施工方案、售后服务承诺以及相关的技术培训和服务等。

按评审后得分由高到低顺序排列;得分相同的,按投标报价由低到高顺序排列;得分且投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列。

(3) 性价比法是按照招标文件要求对投标文件进行评审后,计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等)的汇总得分,除以该投标人的投标报价,以商数(评标总得分)最高的投标人为中标候选人的评标方法。

按商数得分由高到低顺序排列;商数得分相同的,按投标报价由低到高顺序排列;商数得分且投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列。

7.评审工作程序:

(1) 投标文件初审。初审分为资格性检查和符合性检查。

1)资格性检查。依据法律法规和招标文件的规定,对投标文件中的资格证明、投标保证金等进行审查,以确定投标供应商是否具备投标资格。

2)符合性检查。依据招标文件的规定,从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查,以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应。

(2) 澄清有关问题。对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,评标委员会可以书面形式(应当由评标委员会专家签字)要求投标人作出必要的澄清、说明或者纠正。投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式,由其授权的代表签字,并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

(3) 比较与评价。按招标文件中规定的评标方法和标准,对资格性检查和符合性检查合格的投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价。

(4)推荐中标候选供应商名单。

(5)填写评审报告,主要内容包括:

1)招标采购项目名称;

2)开标日期和地点;

3)投标人名单和评审专家名单;

4)评审标准、方法;

5)无效投标人名单及被拒绝原因;

6)评审结果及中标候选人的排序表;

7)评审专家组的授标建议;

8)评审专家及有关人员签名。

8.监察处现场监督人员,对评审的过程进行全程监督。

9.在中标结果确定之前,评审专家组成员名单应当保密。

10.评审专家组成员、相关工作人员及监督人员必须遵守评标工作纪律,不得以任何方式泄露评审情况。任何单位和个人不得干预、影响评审的过程和结果。

() 中标候选人公示。采购与招投标管理中心按照评审专家组的评审结果,对排名第一的中标候选人在学校的采购与招投标网站进行公示,公示期不低于3天。

() 定标。中标候选人公示结束后,如无异议,应以排名第一的中标候选人为中标人。

() 发出中标通知书。中标人确定后,采购与招投标管理中心应在学校的采购与招投标网站上发布中标公告,向中标人发出中标通知书。中标通知书具有约束效力,项目申请部门不得擅自改变中标结果,否则应当承担相应的法律责任和经济赔偿责任。

() 退还投标保证金。中标通知书发出后5个工作日内,退还未中标人的投标保证金;在合同签订5个工作日内退还中标人的投标保证金。对已提交投标保证金但未参加投标的,投标保证金不予退还。

第十六条  邀请投标人的确定应按下列方法进行:

() 由采购与招投标管理中心按照规定公开发布招标采购预告征集投标人。

() 采购与招投标管理中心会同项目申请部门和归口管理部门共同确定拟邀请的投标人,重大项目应经学校招投标工作领导小组审定。

第十七条  竞争性谈判采购的程序。

() 制定谈判文件。项目申请部门和归口管理部门负责起草谈判文件的技术需求和谈判内容,采购与招投标管理中心负责应明确谈判程序、合同草案主要条款以及评定成交的标准等事项。

() 成立谈判小组。谈判小组中的专家由监察处会同采购与招投标管理中心,从招标采购评审专家库中抽选,技术标准较复杂项目由项目申请部门会同监察处和采购与招投标管理中心商定。谈判小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组成员中包括项目申请部门1人。

() 确定邀请参加谈判的供应商名单。经与采购与招投标管理中心与项目申请部门和归口管理部门协商,提出符合相应资格条件的供应商,确定不少于3家的供应商参加谈判,并由采购与招投标管理中心向其发出谈判文件。

() 谈判(谈判小组与供应商分别进行谈判)。谈判中不得透露其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,应经过采购与招投标管理中心确认后,以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

() 确定成交供应商。

谈判小组应要求所有参加谈判的供应商,在规定的时间内进行最终报价。谈判小组根据谈判情况提出书面的谈判结果报告,阐明对供应商的比较意见,确定成交候选人。谈判结果报告的主要内容包括:

1.谈判采购项目名称;

2.谈判日期和地点;

3.谈判供应商名单和谈判专家名单;

4.谈判过程及成交候选人;

5.谈判小组的建议;

6.谈判专家及有关人员签名。

() 监察处现场监督人员,对谈判的过程进行全程监督。

() 成交供应商候选人公示。采购与招投标管理中心按照谈判结果,对中标候选人在学校的采购与招投标网站进行公示,公示期不低于3天。

() 向成交供应商发出通知书。公示期结束后,如无异议,采购与招投标管理中心向成交供应商发出成交通知书,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商,不解释落标原因。如有异议,采购与招投标管理中心应会同监察处、项目申请部门进行核实,必要时请谈判小组重新确定成交供应商的候选人。

第十八条  单一来源采购的程序。

() 成立单一来源采购谈判小组。采购谈判小组中的专家由监察处会同采购与招投标管理中心,从招标采购评审专家库中抽选,特殊情况由项目申请部门会同监察处和采购与招投标管理中心商定。采购小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组成员中包括项目申请部门1人。

() 制定单一来源采购文件。项目申请部门在充分市场调研基础上,起草单一来源采购文件以及拟邀请的供应商名单。采购与招投标管理中心负责审核,并向供应商发出单一来源采购文件。 

() 谈判。采购小组与供应商进行谈判,谈判内容若有实质性变动,应经过监察处和采购与招投标管理中心确认后,以书面形式留存备案。

() 确定采购结果。采购小组根据谈判的最终报价提出书面报告,阐明与供应商谈判的过程及结果,项目申请部门签字确认。单一来源采购结果报告的主要内容包括:

1.单一来源采购项目的名称;

2.谈判日期和地点;

3.谈判供应商名单和谈判专家名单;

4.谈判结果及最终报价;

5.谈判专家及有关人员签名。

() 监察处现场监督人员,对谈判的过程进行全程监督。

() 成交供应商候选人公示。采购与招投标管理中心按照谈判结果,对中标候选人在学校的采购与招投标网站进行公示,公示期不低于3天。

() 发出成交通知书。公示期结束后,如无异议,采购与招投标管理中心向中标人发出成交通知书。如有异议,采购与招投标管理中心应会同监察处、项目申请部门进行核实,必要时请采购小组重新确定成交供应商的候选人。

第十九条  询价采购的程序。

() 成立询价小组。询价小组的专家由项目申请部门会同监察处和采购与招投标管理中心商定。询价小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组成员中包括项目申请部门1人。

() 制定询价采购文件。项目申请部门负责起草询价采购文件,询价采购文件应当明确询价采购的内容及评定成交的标准等,采购与招投标管理中心负责审核。

() 确定被询价的供应商名单。采购与招投标管理中心、项目申请部门和归口管理部门协商,经与监察处共同商定,确定不少于3家的供应商,并由采购与招投标管理中心向其发出询价采购通知书。

第二十条  开标过程中有下列情形之一的,投标文件将拒收:

1.提交投标文件截止时间之后送达的;

2.投标人名称与投标报名时不一致的;

3.开标时没有按照招标文件要求提交投标保证金的。

第二十一条  评标过程中有下列情形之一的,视为无效投标: 

1.未按招标文件规定密封;

2.未加盖法人或者单位公章和未有法定代表人、单位负责人或者被授权人签名;

3.未按招标文件规定格式填写或者字迹模糊不清;

4.不能满足完成投标项目期限;

5.附有招标人无法接受的条件;

6.明显不符合技术规格、质量要求、检验标准和方法;

7.不符合招标文件规定的其他实质性要求;

8.投标人递交两份或多份内容不同的招标文件,或在一份投标文件中对同一招标项目有两个或多个报价,且未声明哪一个为最终报价的;

9.与其他投标人相互串通报价,或者与招标人串通投标的;

10.向项目申请部门、评审专家行贿的;

11.其他属于无效投标情形的。

第二十二条  招标投标活动中的流标和废标

() 在招标投标活动中,出现下列情形的视为流标:

到招标文件规定提交投标文件截止时间,提交投标文件的投标人不足3家的;

() 在招标投标活动中,出现下列情形之一的视为废标:

1.评审过程中,对招标文件作实质响应的投标人不足3家的;

2.出现影响招标采购公正的违法、违规行为的;

3.投标人报价均超过了项目预算不能支付的;

4.因重大变故,采购任务取消的;

5.招标文件中列出的废标情况。

()评标过程中出现流标和废标情形,由评审专家签字,并经监察处、采购与招投标管理中心人员签字确认后,由采购与招投标管理中心将废标原因通知所有投标人。

()项目招标出现废标后,应重新组织招标;如果不能组织公开招标而需要采取其他方式采购的,项目申请部门应按照相关规定,履行相应的审批手续。

第二十三条  公开招标项目在开标、评标过程中,出现下列情况之一需要改变为其他采购方式的,可由项目申请部门提出,在征得采购与招投标管理中心和监督小组成员同意后,方可实施:

1.重新公开招标无法满足采购项目时间要求的;

2.由于特殊原因,难以组织二次公开招标的;

3.投标人投标报价均超过项目预算,有可能通过竞争性谈判等方式降低投标报价的;

4.已经是第二次公开招标的;

5.其他需要改变采购方式的情况。   

第二十四条  投标人有下列情形之一的,视为中标无效,不退还其投标保证金,将其列入不良记录名单,在12年内禁止其参加我校招投标活动,并予以公告:

1.提供虚假材料谋取中标的;

2.采用不正当手段影响和干扰评标委员会评审,谋取中标的;

3.领取招标文件后无正当理由、且事先不向招标人书面申明,不参加投标的;

4.一年内两次在递交投标文件截止时间后送达投标文件、提交的投标文件封装不符合要求等情况并被废标的;

5.采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的;

6.投标人相互串通或者与招标方串通投标的;

7.拒绝有关部门监督检查或提供虚假情况的。

第二十五条  中标人有下列情形之一的,不退还其投标保证金,将其列入不良记录名单,在13年内禁止其参加我校招投标活动,并予以公告:

1.中标通知书发出后,放弃中标的;

2.无正当理由不签订合同的;

3.在签订合同时,提出附加条件或者更改合同实质性内容的;

4.以向招标人、评审专家行贿或者提供不正当利益而中标的;

5.拒不提交所要求的履约保证金的;

6.拒绝有关部门监督检查或提供虚假情况的。 

第四章 合同管理

第二十六条  项目申请部门应在中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件、中标人的投标文件和中标通知书与中标人签订书面合同。

第二十七条  签订合同时,项目申请部门与中标人不得另外订立违反招标文件、投标文件实质性内容的协议;不得对招标文件、投标文件作实质性修改。

第二十八条  服务和工程类项目,合同签订前,中标人应按照招标文件的规定向采购与招投标管理中心提交履约保证金。若中标人不能按时足额提交履约保证金,则视为中标人放弃中标。

第二十九条  合同正式签署后,项目申请部门应将合同副本送采购与招投标管理中心备案。

第三十条  合同履行完毕,经项目申请部门组织验收小组验收合格,在《验收表》签署意见,提交采购与招投标管理中心后,无息退还中标人履约保证金。 

第三十一条  所有采购项目的付款申请,须经采购与招投标管理中心审核签章后,由财务处办理付款。

第五章 合同续签

第三十二条  续签服务合同条件,本细则第四条第二款采购内容的合同,符合所有下述条件的,项目需求部门可以按程序进行续签申请,续签次数一般不超过两次。

1.续签合同的供应商主体、经营范围、经营资质等内容与原合同供应商保持一致的;

2.续签合同的服务内容与原合同保持一致的;

3.续签合同的价格标准不高于原合同签订标准的;

4.续签合同的服务期限不高于原合同规定期限的;

5.供应商在原合同履行期间,诚实信用、圆满完成服务内容的。

  第三十三条   续签服务合同续签申请程序:

()项目续签申请。申请部门应在服务合同结束前40个工作日,通过学校采购与招投标网提出项目续签申请,提交归口管理部门审批。申请材料包括:

1.经主管部门和校领导批准的立项申请报告;

2.财务处对项目经费来源的审批意见;

3.原合同。

() 归口管理部门对续签项目与原合同进行技术指标的一致性认定。

() 采购与招投标管理中心进行项目审核。

() 项目审批通过后一周内,项目需求部门与供应商续签合同。

第六章  

第三十四条  本细则由采购与招投标管理中心负责解释,未尽事宜由学校招投标工作领导小组研究决定。

第三十五条  本细则自公布之日起试行。

 

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