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对外经济贸易大学会议费管理暂行办法

   
第一章  总则
第一条为进一步加强和规范我校会议费管理,节约会议经费开支,提高会议经费的使用效率和质量,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发【201650号)要求,结合国家其他相关政策规定和我校实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于校级、各院(系、中心)、部(处)等校内二级部门及各课题组(以下简称各部门)举办的各类国内会议、论坛等,包括教学研究和科研会议以及各类管理会议。
教学研究和科研会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
各类管理会议是指除教学研究和科研会议以外的其他所有国内会议。
第二章  会议审批与管理
第三条各部门应建立健全会议审批管理制度,依据会议类型确定会议预算、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。
第四条 各部门举办会议应编制会议预算,按照学校资金审批权限由相关负责人审批。会议预算需列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、参会人数、工作人员人数、所需经费开支方向及列支渠道等。
第五条    会议举办者是会议经费管理的直接责任人,对会议经费相关原始凭证的真实性、合法性及合理性承担直接责任;各部门对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任;
第六条学校财务处负责制定和完善学校会议费管理办法,依据有关法律、法规、制度和各部门的审批结果,实施会议费的会计核算和经费管理服务。
第七条 各部门举办的教学研究和科研会议次数、天数、参会人数等应按照学术活动的实际情况确定。各类管理会议会期一般不得超过2天,参会人数原则上控制在100人以内,超过上述标准的,经院系审批后报主管部门审批同意。
第八条 各部门召开会议应当选择适当的会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代化信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。
第九条各部门会议应优先安排在校内举办。因会议需要必须在校外举办的,应当严格按照会议费标准执行。
第十条 参会人员以在京单位人员为主(即超过50%)的会议原则上不得到京外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第三章  会议支出与报销管理
第十一条 国内会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、场地租金、交通费、文件印刷费等。
     前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十二条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在定额标准内据实报销。会议费综合定额标准如下:
                                                    单位:元/·天
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
教学研究和科研会议
450
200
100
750
各类管理会议
340
130
80
550
(一)综合定额里的其他费用包含会议场地租金、交通费、文件印刷费等。
(二)各类会议费应以综合定额标准为开支上限,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露,各部门根据实际情况按资金审批权限完成审批手续。企业捐助,横向科研等经费举办的会议可按照合同或协议中列明的预算,报主管部门审批后执行。
(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不得调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不得调剂使用。
(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
第十三条 原则上各部门应在会议结束后三十天内(遇寒暑假及法定节假日顺延),将会议期间发生的各项费用票据和资料及时汇总,统一办理报销手续,原则上须一次性报销完毕。报销时应提供以下资料:
(一)       会议预算
(二)       超过部门资金审批权限的需提供审批报告
(三)会议通知(含会议议程)
(四)实际参会人员签到表
(五)会议支出说明,写清会议各项支出明细
(六)支出报销单及票据等原始凭证
第十四条 会议代表参会发生的差旅费,原则上回单位报销。因工作需要,确需负担受邀学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费的,应纳入会议预算,参照学校相关标准在会议费综合定额标准外列支。
第十五条 会议举办者根据工作需要,向邀请参会的专家发放的咨询费、讲课费、劳务费等,应纳入会议预算,并按照有关规定的标准,通过银行转账等非现金方式支付,在会议费综合定额标准外列支。
第十六条  委托其他单位承办会议事项的,应按照学校有关规定签订书面委托合同或协议,会议费在规定的定额标准内报销。
第十七条 各部门会议费支付,原则上应以银行转账、公务卡等方式结算,不得使用现金方式结算。
第十八条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费;严禁在会议费中列支公务接待费。
会议用餐严格控制菜品种类、数量和分量,严禁提供高档菜肴;不得使用会议经费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第四章  监督与问责
第十九条 各部门应加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校及上级部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各部门会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:
(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;
(三)会议费报销手续是否符合规定;
(四)会议费管理和使用的其他情况。
第二十一条  会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照学校相关规定追究相关人员责任。
(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违反本办法规定的。
对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金予以追回,并视情况予以通报。学校对直接责任人和相关负责人,按照相关规定进行处理。涉嫌违法的,移交司法机关处理。
第五章  附则
      第二十二条 使用纵向科研经费等实施预算控制经费举办会议的,应按相应经费管理办法中关于会议费的规定执行。
第二十三条国际会议的会议费管理按照国家相关规定执行。
     第二十四条本办法由财务处负责解释。
     第二十五条本办法自二零一六年九月一日起执行。

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