巧用数据分析提高科学事业单位财务支出审计效率
巧用数据分析提高科学事业单λ财务支出审计效率
刘芬（中国科学院武汉分所）
近年来，科学事业单位内部审计工作在内部管理中的作用逐步显现，除常规的经济责任审计外，加强了对科研经费使用真实性、合法性、相关性的审计，从程序性审计向实质性审计转变，注重对业务发生的真实性的审查，对舞弊风险的检查。然而，目前科学事业单位经费体量日益增大，在时间短、人手不足的现状下，内部审计部门如何快速寻找到风险点，快速定位有问题的凭证？本文介绍一种在实践中行之有效的运用数据分析缩小定位审计疑点范围进行详细审查，从而提高审计效率的方法。
一、 综合利用趋势、比例、结构分析圈定重点支出审计范围单位层面上，计算分析总支出中各项目发生额及占费用总额的比率，判断其主要的支出类别；将本期、上期支出各主要明细项目作比较分析，判断其变动的合理性，定位变动异常的支出项目；比较本期各月份支出，记¼重大波动和异常情况的项目，通常可以定位为完成预算执行率而突击花钱的月份和费用项目。
微观上，因为科学事业单位通常的最小管理单元为课题组，课题组所有成员申请的科研课题沿用同样的审批流程，对以课题组为单元的财务支出抽样审计也是必须履行的程序之一。进而，也可使用比例、结构分析法，计算各课题组总量支出所占比重或主要单项支出所占比重、课题组人均支出等比率，判断筛选比率较高的课题组为抽样对象进行重点审查。对所选课题组的成本结构进行分析，了解每类支出发生的经济业务，确定重点检查的费用类别以及可适当减少实质性测试的费用项目。比如，某被审计对象的材料费、劳务费比重较大，需重点审计；水电费主要为单位按一定比例统一收取并支付的，舞弊可能性较小，可减少实质性测试交通费中开支有野外工作租车租船的费用，可能有“白条”现象，需要多关注。
二、 利用数据挖掘法查找审计疑点
在确定了需要重点审查的领域后，利用计算机筛选出审查范围内的记账凭证，巧用数据挖掘法查找需要进一步审核的支付，对原始凭证进行详细审阅。现介绍几种在实践中使用的识别方法。
1．识别整数支付。通过Excel取数方式获取整数是00或者000的支付，并按金额降序排序，对大额的协作费、材料费、劳务费、办公用品、招待费、会议费的整数支出，进一步检查其原始凭证、附件合同协议。
2．识别“临界”支付。通过Excel取数方式筛选出β数是“80”、“99”、“98”、“990”、“980”或类似支付。这项查询可以用于识别可能意图规避内部管理控制的支付。目前，各单λ对财务报销都建立有一定的层级审批权限，审批权限通常是根据整数金额予以划分。有些单位内部控制对纳入政府采购、招投标管理的业务金额也有规定。“临界”支付会反映哪些支付可能正好避开上一层级的审批，或是规避内部特殊管理的支出。
3．识别“高频”支付。这里的高频支付是指在一定期间对同一供应商的支付频率，期间可以为月、季、年等。对于支付频率较高、金额较大的供应商可进行详查。
4．识别关联支付。识别支付给下属投资公司、关联公司的重大支出，检查是否存在以拨代支、转移资产或支出的情况。
5．识别调整或调账凭证。通过对记账凭证摘要或凭证类别进行查询检索，识别非日常交易，如调整或调账事项。科学事业单位的会计系统日趋先进，如中国科学院采用ARP，划分为不同模块，一张记账凭证可以通过多种途径生成，现金支付的常规处理是通过应付模块转入总账模块，也不排除直接从总账模块记账的支出，这里直接记入总账的支出往往是调整凭证、内部转账凭证，或有其他特殊原因的凭证。通过检索类别中“手工”、“调整”，在摘要中检索相关关键字，如“转账”、“转”、“调整”，都可以定位此类凭证，进一步抽取样本审查调账内容是否合理，依据是否充分。
三、 对筛选的疑点审查会计凭证
针对—定的支出类别，会根据该项支出的管理规定需要增加审查某些项目，如转拨经费需要审查拨款单位、金额、进度是否与项目任务书中预算一致；固定资产购置需要审查是否适用政府采购或招标投标法，是否按规定执行了采购程序。但是对筛选出来的疑点凭证，一般应注意以下七个方面：一是审查凭证上签字手续是否合规完备，是否符合该单位层级签批制度，有无效仿签字的情况。二是对外来原始凭证的审查，主要审查发票上的付款单位与被审计单位是否相符；发票上图章是否清晰，有无此单位；日期、内容有无涂改现象；发票内容是否超出了签发单位的经营范围，是否属于本单位应发生的业务支出，发票大小写金额是否一致；发票上有无“办公用品”、“日用品”、“修理费用”、“配件”等笼统模糊的内容，而无收货或销售清单。三是对于需签订合同的支出，审查是否签有合同，合同约定是否适当，合同中对方单位、内容、日期是否与发票、支票存根上的单位、内容、日期存在一致，是否存在逻辑上的矛盾。四是对于大额的支出发票，可以通过网上查询其是否真实，有无支出明细附件充分完整地证明真实性，支出内容是否符合常理。五是对于“白条”收据和税务代开发票的审查更要认真，要特别注意其内容的真实性、合法性、合理性，着重审查支出领款人、经办人、证明人、审批人的签字盖章等事项是否齐全，有无重复报销，大小写金额是否相符，领款信息是否完备、有轨迹可查。六是对于识别出来的高频支付供应商，要注意同一个单位的发票是否存在短时期内同时在本单位出现几次号码相连或相近，日期相差距离远的情况或是发票号码顺序与发票日期顺序不符的情况。七是审阅记账凭证的内容是否与原始发票的内容一致，记账凭证的内容和手续是否完备会计科目及对应关系的运用是否正确；会计处理方法是否符合科学事业单位会计制度规定等。
